Vorgehensweise bei Formatierung von Dissertationen

Als „Formatierung“ bezeichne ich die Arbeit am Layout Ihres Manuskripts. Ziel ist eine druckfertige PDF-Datei, die Sie dann nutzen, um Ihre Abschlussarbeit drucken und binden zu lassen, um sie anschließend dem Prüfungsamt einzureichen. Dem gegenüber steht der „Buchsatz“, mit dem ein verlags- und druckreifes Buch aus Ihrer Dissertation werden soll (der Buchsatz ist nicht Gegenstand dieses Artikels). Lesen Sie hier mehr darüber, wie ich als Wissenschaftslektor bei Formatierung und Layoutgestaltung einer wissenschaftlichen Arbeit konkret vorgehe.

Inhalt: Wann Formatierung notwendig ist; Aufgaben einer Formatierung; Formatierung mit Word, Open Office, LaTeX?

Überfordert: Wann ist eine Formatierung notwendig?

Früher oder später muss jeder Doktorand seine Dissertation „formatieren“ – so er sie einreichen und verteidigen möchte. Viele Ihrer Kollegen haben es versäumt, das Manuskript von Anfang an entsprechend zu gestalten, und haben auch häufig keine Vorstellung davon, wie ein das Layout nach typografischen Prinzipien gestaltet werden sollte. Im Folgenden die häufigsten Gründe, die dazu führen, dass Doktoranden einen Wissenschaftslektor und Layouter wie mich beauftragen, um das Manuskript wieder „gesund“ zu machen.

Überforderung, Prokrastination, Motivation: Lassen Sie Ihre Arbeit formatieren, um das Promotionsprojekt in die finale Phase zu hieven. Jemand, der sich um das Layout Ihrer Abschlussarbeit kümmert, entlastet Sie, sorgt für freie Kapazitäten, die Sie brauchen, um sich auf Verteidigung und Gedöns vorzubereiten.

Zeitmangel: Sie oder Ihr Doktorvater haben eine Frist gesetzt, die raschen Schrittes auf Sie zukommt. Dabei gibt es noch so viel zu erledigen, zu recherchieren, abzuklären, umzuschreiben – die Mission Promotion wächst Ihnen über den Kopf. Lassen Sie einen Profi ran, der Ihre Arbeit in Windeseile in ihre perfekte Form bringt, Ihnen Sicherheit auf den letzten Metern gibt.

Dokument spielt verrückt: Word macht, was es will. Kopfzeilen verrutschen, die Seitenzählung haut nicht hin, die Silbentrennung funktioniert nicht, die Gliederung ein einziges Chaos. Ein professioneller Wissenschaftslektor bringt das alles in Ordnung und zeigt Ihnen darüber noch, wie all diese Probleme in Zukunft nicht mehr auftreten.

Reputation: Die Promotion, die Sie gerade veranstalten, wird wahrscheinlich Ihre einzige Promotion sein. Damit Sie (oder andere) sich nicht Jahre später ärgern, dass Sie die Geduld oder das Geld nicht investieren wollten, um sie sauber zu gestalten, engagieren Sie einen Wissenschaftslektor, der sich mit Textverarbeitung und Typografie bestens auskennt.

Lernen: Als Wissenschaftslektor habe ich persönlich es mir zu Aufgabe gemacht, Studierenden und Doktoranden nicht nur bei der Überarbeitung ihrer wissenschaftlichen Manuskripte unter die Arme zu greifen, sondern Ihnen gleich beizubringen, wie sie es in Zukunft selbst so gut machen können. Engagieren Sie einen Wissenschaftslektor wie mich, um sich in Zukunft einen Wissenschaftslektor sparen zu können.

Aus den Bleibuchstaben von früher sind mittlerweile OpenType-Fonts geworden ... (Bild: © Langenfelder/Fotolia)

Stabil: Welche Aufgaben umfasst eine Formatierung?

Ziel einer „Formatierung“ ist es, das Dokument sauber zu strukturieren, sämtliche Elemente mittels Absatz- und Zeichenformatvorlagen „auszuzeichnen“ und somit maschinenlesbarer zu machen. Es wird dann das Layout festgelegt und nach Kriterien der Typografie gestaltet, um ganz zum Schluss einen stabilen Satz in Form einer PDF-Datei vorliegen zu haben, die problemlos uns sicher gedruckt werden kann. Im Folgenden meine Arbeitsschritte bei der Layoutgestaltung einer Dissertation im Einzelnen.

Coaching/Vermittlung von „best practices“: Mir ist es wichtig, mein Wissen als Wissenschaftslektor und Layouter um guten Text, also „best practices“ zu vermitteln. Ich gebe daher meinen Klienten grundsätzlich immer Hinweise mit auf den Weg, was sie das nächste gleich anders und besser machen können, um in Zukunft Arbeit zu vermeiden, Texte effizienter zu gestalten.

Anpassung an Vorgaben: In der Regel hat Ihr Institut, ihr Fachbereich, ihre Uni ein Set an Mindestvorgaben, die Sie einhalten sollten: Schriftgröße, Schriftart, Zeilenabstand, oder auch die genaue Dokumentstruktur sowie der Satzspiegel. Oft gibt es auch Konventionen der Textgestaltung, die in bestimmten Fachbereichen üblich sind, etwa ganz bestimmte Gliederungsarten. Als Layouter kümmere ich mich darum, die Dissertation normgerecht zu gestalten. Wo es keine Vorgaben gibt, mache ich Vorschläge, die „best practices“ der Typografie entsprechen.

Dokumentstruktur/Gliederung: Eine saubere Gliederung ermöglicht nicht nur die automatisierte Erstellung und Aktualisierung von Verzeichnissen, sondern auch die Erstellung von Kopfzeilen.

Auszeichnung: Jedes Element der Dissertation wird „ausgezeichnet“, bekommt eine Bezeichnung, die ihm mittels Absatzformatvorlagen oder Zeichenformatvorlagen zugewiesen wird. Das Layout Ihres Dokuments wird so absolut flexibel, mit wenigen Klicks lassen sich Schriftgröße, Schriftart und sämtliche Attribute des Layouts ändern. Zudem vereinfacht ein sauber ausgezeichnetes Dokument die Maschinenlesbarkeit Ihrer Dissertation, somit auch die Konvertierung in ein E-Book, eine Website oder einen Buchsatz.

Verzeichnisse: Ein flexibles, hübsches, nützliches Inhaltsverzeichnis zu erstellen, das bei Änderungen automatisch aktualisiert wird, ist für mich als Wissenschaftslektor und Layouter selbstverständlich. Ebenso verhält es sich mit Abbildungsverzeichnissen, Diagrammverzeichnissen, Formelverzeichnissen oder auch Stichwortverzeichnissen.

Abbildungen, Tabellen, Diagramme: Abbildungen und Tabellen sollten absolut einheitlich formatiert und beschriftet sein. Sauber erstellte Elemente dieser Art lassen außerdem die bequeme Erstellung und Aktualisierung entsprechender Verzeichnisse zu.

Leerzeichen und Striche: Der Einsatz von typografisch korrekten Strichen sowie geschützten Leerzeichen, und auch eine ordentliche Silbentrennung, verstehen sich von selbst. Als Wissenschaftslektor achte ich bei der Layoutgestaltung einer Dissertation darauf, dass diese kleinen typografischen Elemente zur Anwendung kommen, wo sie geboten sind.

Umbruchkorrektur, Druckdatei erstellen, Druck begleiten: Das Ziel einer Formatierung ist letztendlich ein stabiler Umbruch, der in einer PDF-Datei gespeichert wird, unveränderlich ist und 1:1 gedruckt wird, wie er am Bildschirm erscheint. Meine Aufgabe als Layouter besteht entsprechend auch darin, gemeinsam mit Ihnen als Doktorand die letzten Umbruchkorrekturen in Bezug auf das Layout auszuführen, damit Sie nach dem Druck keine bösen Überraschungen erleben.

Formatierung mit Word, Open Office, LaTeX, InDesign, Google Docs

Stellt sich noch die Frage, welche Software sich am besten für die Formatierung einer Dissertation eignet. Ich meine, dass sich das Layout einer Abschlussarbeit mit einem Satzprogramm wie Adobe InDesign am schönsten, am stabilsten gestalten lässt – eine Software, die leider kaum ein Doktorand sein eigen nennt und auf Anhieb bedienen kann. Je nach Zustand des Manuskriptes ist die Layoutgestaltung mit InDesign zudem ein wenig aufwändiger als etwa mit Microsoft Word.

LaTeX ist sicher eine interessante Möglichkeit zu Textverarbeitung und auch zu Layoutgestaltung, aus meiner Sicht aber dem konzentrierten Schreiben und Arbeiten am Text nicht zuträglich.

Open Office, als gute Alternative zu Word, ist eine weitere Möglichkeit, um das Layout eines Manuskripts zu gestalten. Privat nutze ich persönlich ausschließlich Open Office, etwa um einen Artikel zu schreiben. Fürs Verfassen literarischer Dokumente nutze ich Google Docs (kein Witz!), was allerdings gänzlich ungeeignet ist, um eine wissenschaftliche Abschlussarbeit zu verfassen.

Word ist, aus meiner Sicht, dann doch die beste Möglichkeit, um eine Dissertation zu schreiben und auch zu formatieren, zumindest für Doktoranden. Es bietet die Möglichkeit, diverse Erweiterungen zu integrieren (etwa Endnote oder den Duden Korrektor), die Formate .doc und .docx können Sie eigentlich auf nahezu jedem Rechner öffnen und gemeinsam bearbeiten. Es lässt sich damit eine einigermaßen stabile Druckdatei erstellen und sogar so etwas wie ein Buchsatz. Für die Korrektur und Formatierung wissenschaftlicher Abschlussarbeiten nutze ich als Wissenschaftslektor ausschließlich Microsoft Word.