Haupttext formatieren

Für den Haupttext gibt es verschiedene Formatvorlagen innerhalb der Dokumentvorlage für Dissertationen bzw. Diplomarbeit oder Masterarbeit. Über deren Anwendung erfahren Sie mehr in diesem Abschnitt. Lesen Sie, warum Sie alle ersten Absätze Ihrer wissenschaftlichen Arbeit möglichst mit einer eigenen Formatvorlage auszeichnen sollten, und wie Sie Fußnoten und Kopfzeilen gestalten.

Voraussetzungen: Microsoft Word (ab 2000)
Inhalt: a) Erste Absätze, Einzüge und Leerzeilen, b) Der Fließtext, c) Kopfzeile und Fußnoten, d) Tabellen, e) Abbildungen, f) Zitate, g) Silbentrennung

a) Erste Absätze, Einzüge und Leerzeilen

Einzüge in ersten Zeilen werden gesetzt, um den Text weiter zu strukturieren und für das Auge schneller erfassbar zu machen. Nach Ablenkungen z. B. findet der Leser so schneller wieder zur entsprechenden Textstelle zurück – auch das Querlesen wird durch Einzüge vereinfacht. Wenn Einzüge benutzt werden, erfolgen sie immer in den ersten Zeilen eines neuen Absatzes. Unnötig sind Einzüge z. B.

  • nach Überschriften,
  • nach Tabellen und Abbildungen,
  • nach Leerzeilen.

Unnötig deshalb, weil dem Leser nach Überschriften etc. ja auch ohne Einzug sofort klar ist, dass ein neuer Absatz und damit Gedankengang folgt. Um die Einzüge besser steuern zu können, werden alle entsprechenden Absätze ohne Einzug mit der Formatvorlage „Fließtext erster Absatz“ formatiert. Diese Vorlage ist beinahe identisch mit der Vorlage „Fließtext“ – enthält eben nur keinen Einzug erste Zeile. Der Shortcut für die diese Vorlage ist ALT+Q.

Zu viele Leerzeilen sollten Sie vermeiden, sie zerreißen das Textbild. Wenn nötig, setzen Sie eine Leerzeile wie eine größere Pause, wenn ein völlig anderer neuer Gedankengang beginnt.

b) Der Fließtext

Der Haupttext wird mit der Formatvorlage „Fließtext“ ausgezeichnet. Sie enthält in der Vorlage einen Zeilenabstand von 18 pt (anderthalbfach also) bei einer Schriftgröße von 12 pt. Das ist ziemlich viel, aber üblich bei universitären Qualifikationsarbeiten. Mit der Tastenkombination ALT+W rufen Sie die Vorlage schnell auf. Wenn es die Vorlagen Ihres Institutes zulassen, können Sie die Schriftgröße übrigens auch auf 13 pt erhöhen. Dann müssen Sie aber auch die restlichen Formatvorlagen entsprechend anpassen.

c) Kopfzeile und Fußnoten

Kopfzeilen

Ab der zweiten Seite enthält die Dokumentvorlage auch Kopfzeilen. Diese enthalten auf der linken Seite die aktuelle Überschrift erste Ebene (Formatvorlage „Überschrift 1“, auf der rechten Seite die aktuelle Seitenzahl. Eine Fußzeile ist nicht vorgesehen, da am Seitenende meist Fußnoten stehen. Sie können die Kopfzeilen editieren, indem Sie doppelt darauf klicken.

Unterschiedliche Kopfzeilen für rechte und linke Seiten

Die Formatvorlage für doppelseitigen Druck enthält Kopfzeilen, in denen auf der linken Seite die Überschrift 1. Ebene, auf der rechten Seite die Überschrift 2. Ebene. Die Seitenzahlen sind dabei jeweils zur Mitte hin ausgerichtet.

Kopfzeilen, die anderen Text als den der Überschriften enthalten

Manchmal sind Überschriften zu lang und passen nicht in eine Kopfzeile. Die üblichen Kopfzeilen enthalten eine Feldfunktion, die automatisch die mit „Überschrift 1“ bzw. „Überschrift 2“ formatierten Texte in den Kopfzeilen platziert.

So gehen Sie vor, um die Kopfzeilen selbst zu definieren: Sie müssen das Dokument mithilfe von Abschnittsumbrüchen in weitere Abschnitte unterteilen. Setzen Sie am Ende jedes Kapitels 1. bzw. 2. Ebene einen Abschnittsumbruch. Die Kopfzeile können sie editieren, indem Sie doppelt darauf klicken.

Wenn der Cursor sich in der Kopfzeile befindet, können Sie in der Leiste oben ein neues Register sehen: Kopf- und Fußzeilentools. Im Tab Navigation können Sie nun die Kopfzeilen miteinander verknüpfen. Wenn „Mit vorheriger verknüpfen“ aktiviert ist, werden alle Änderungen, die Sie an der Kopfzeile eines Abschnitts vornehmen, auch in den Kopfzeilen des vorherigen Abschnitts übernommen. Die Funktion sollte also deaktiviert sein.

Sie können jetzt Abschnitt für Abschnitt Ihre gewünschte Kopfzeile einfügen.
Unter „Optionen“ können Sie auch einstellen, ob die Kopfzeilen für gerade und ungerade Seiten verschieden sein sollen; damit können Sie, falls Sie doppelseitig drucken wollen, auf der linken und rechten Seite verschiedene Kopfzeilen erstellen.

Fußnoten

Die Fußnoten sind mit der Formatvorlage „Fußnotentext“ formatiert. Damit die Fußnoten einen hängenden Einzug erhalten, muss zwischen Fußnotenzahl und Fußnotentext ein Tabulator stehen. Sie müssen also, bevor Sie den Text einer Fußnote eingeben, immer erst einmal die Tab-Taste drücken. Die Fußnoten werden immer zusammengehalten, die Formatvorlage „Fußnotentext“ ist so eingestellt, dass eine Fußnote nicht in zwei Teile geteilt werden kann und auf zwei Seiten erscheint. Das hat den Nachteil, dass dadurch am Seitenende manchmal hässliche Lücken entstehen. Besonders lange Fußnoten können Sie daher auch auf zwei Seiten umbrechen lassen.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Fußnote und gehen auf „Absatz“. Im Tab „Zeilen- und Seitenumbruch“ deaktivieren Sie dann das Kästchen „Diesen Absatz zusammenhalten“.

d) Tabellen

Tabellen erstellen Sie in Word 2007 einfach über „Einfügen – Tabelle“. Sie können sich dann direkt die Anzahl der Spalten und Zeilen auswählen.

Ist die Tabelle erstellt, sollten Sie im Reiter „Tabellentools – Layout“ noch eine weitere Einstellung vornehmen: Klicken Sie im Tab „Daten“ auf „Überschriften wiederholen“. Das garantiert, dass die Kopfzeile einer Tabelle wiederholt wird, falls die Tabelle zu lang ist und auf die nächste Seite umbricht.

Die Vorlage bietet übrigens eine Beispieltabelle, die diese Einstellung bereits enthält. Kopieren Sie einfach diese Tabelle und erweitern Sie sie mit Zeilen und Spalten, so, wie sie es brauchen.
Der Text innerhalb von Tabellen wird mit Formatvorlage „Tabelle Text“ formatiert, die Kopfzeile mit der Vorlage „Tabelle Kopf“.

Tabelle beschriften

Um eine Tabelle zu beschriften, müssen Sie die gesamte Tabelle markieren. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste darauf und gehen auf „Beschriftung einfügen“. Im folgenden Fenster wählen Sie unter „Bezeichnung“ „Tab.“ – Sie können natürlich auch eine eigene Bezeichnung erstellen. (Falls „Tab.“ nicht existiert, erstellen Sie es einfach.)

Die Beschriftung sollte immer oberhalb der Tabelle erfolgen. Die Nummerierung erfolgt automatisch. Klicken Sie auf „OK“, dann wird die Beschriftung eingefügt. Fügen Sie hinter die Nummerierung nun noch die Beschriftung an sich ein.

Das Layout der Beschriftung wird durch die Vorlage „Beschriftung“ gesteuert.

Wenn Sie die Beschriftung wie angegeben einfügen, erscheint die Tabelle dann (nach Aktualisierung) automatisch im Tabellenverzeichnis.

e) Abbildungen

Abbildungen sollten Sie mit der Formatvorlage „Abbildung“ formatieren, sonst erscheinen sie nicht richtig (das liegt am Zeilenabstand). Klicken Sie dazu auf die Abbildung und weisen Sie Ihr die Vorlage „Abbildung“ zu.

Sie beschriften die Abbildung analog zur Tabelle. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und gehen auf „Beschriftung einfügen“. Die Beschriftung sollte sich immer unter der Abbildung befinden. Im folgenden Fenster wählen Sie bei Bezeichnung „Abb.“ und klicken dann auf „OK“. Fügen Sie nun noch die entsprechende Beschriftung ein. Die Vorlage „Beschriftung“ regelt auch hier das Layout der Beschriftung.

f) Zitate

Längere Zitate werden vom Text hervorgehoben. Sie sind mit der Formatvorlage „Zitat“ formatiert, stehen rechts und links eingerückt und haben davor und danach einen kleinen Abstand. Die erste Zeile steht ein kleines bisschen weiter links, sodass das Anführungszeichen etwas über den Textblock nach links hin hinausragt.

g) Silbentrennung

Silbentrennung ist im Blocksatz wichtig, damit nicht größere Löcher in Zeilen gerissen werden; das passiert oft, wenn lange Worte am Zeilenende nicht mehr in die Zeile passen.

Die Silbentrennung ist in der Vorlage standardmäßig eingeschaltet. Da Word manchmal sehr unsinnig trennt, müssen Sie daher ganz zum Schluss noch einmal alle Trennungen überprüfen. Falls Ihnen eine Trennung nicht passt, positionieren Sie den Cursor an die Stelle, an der getrennt werden soll und drücken dann STRG+-. Damit erzwingen Sie eine Trennung.

Sie können allerdings auch eine manuelle Silbentrennung durchführen. Das ist viel Arbeit, führt aber zu weitaus besseren Ergebnissen als die automatische Silbentrennung. Klicken Sie dazu im Register „Seitenlayout“ im Tab „Seite einrichten“ auf „Silbentrennung“ und wählen „Manuell“. Word geht mit Ihnen jetzt alle möglichen Trennung durch, die Sie bestätigen oder ablehnen können.