Wie verwende ich Formatvorlagen in Word?

Die Formatvorlagen in Word helfen dabei, schnell das Layout des Manuskripts anzupassen und zu ändern. Konsequent angewandt sorgen sie dafür, bei der Erstellung von Diplomarbeiten, Magisterarbeiten, Dissertationen oder sonstigen Dokumenten eine Menge Zeit zu sparen. Lesen Sie hier, wie Sie Formatvorlagen erstellen und anwenden.

Voraussetzungen: Microsoft Word
Inhalt: Absatzformatvorlagen, Zeichenformatvorlagen, Anwendung der Formatvorlagen

Die Formatvorlagen in Word sind eine äußerst nützliche Angelegenheit, denn sie helfen dabei, schnell das Layout des Manuskripts anzupassen und zu ändern. Konsequent angewandt sorgen sie dafür, bei der Erstellung von Diplomarbeiten, Magisterarbeiten, Dissertationen oder sonstigen Dokumenten eine Menge Zeit zu sparen.

Unterschieden wird dabei zwischen Absatzformatvorlagen und Zeichenformatvorlagen. Absatzformatvorlagen steuern die Formatierungen ganzer Absätze, während Zeichenformatvorlagen das Aussehen einzelner (Ketten von) Zeichen bestimmen.

Absatzformatvorlagen

Wenn Sie beginnen, einen Text in Word zu verfassen, setzen Sie automatisch die voreingestellte Formatvorlage „Standard“ ein.  Ich empfehle Ihnen, für den Textkörper eine neue Vorlage zu erstellen. Öffnen Sie dazu die Formatvorlagen-Seitenleiste, indem Sie im Reiter Start im Formatvorlagen-Menü auf den Pfeil klicken. Sie bekommen jetzt eine Liste verwendeter Formatvorlagen eingeblendet.

Klicken Sie „Optionen“, können Sie sich auswählen, welche Vorlagen angezeigt werden und wie sie sortiert werden.  Lassen Sie sich vorerst sämtliche Formatvorlagen anzeigen. Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol links unten.

Im neuen Fenster können sie jetzt eine Reihe von Einstellungen treffen. Benennen Sie die Vorlage, z. B. mit „Textkörper“. Als Formatvorlagentyp wählen Sie Absatz. Bei „Formatvorlage basiert auf: “ wählen Sie die Vorlage der Vorlage. Sämtliche vorhandenen Einstellungen dieser Vorlagen-Vorlage werden somit gleich übernommen. Sie können hier auch bereits die Schrifteinstellungen vornehmen, den Absatz steuern etc.  Wenn Sie das Kästchen „Zur Liste der Schnellformatvorlagen hinzufügen“ aktivieren, bekommen Sie Ihre Vorlage dann auch immer im Reiter der Symbolleiste angezeigt.

Über das Menü „Format“ ganz unten können sie genaue Einstellungen für die Formatvorlage vornehmen. Stellen Sie z. B. eine Tastenkombination ein, um die Formatvorlage dann später beim Schreiben rasch zuweisen zu können.

Wenn Sie das Menü nun schließen, können Sie die Formatvorlage ausprobieren. Gehen Sie auf einen beliebigen Absatz in Ihrem Text und drücken nun entweder die zugewiesene Tastenkombination, klicken oben im Reiter auf den Namen der Vorlage oder im Formatvorlagen-Menü auf den Namen der Vorlage. Ihr Absatz passt sich automatisch der Vorlage an. 

Jetzt probieren Sie Folgendes aus:  Weisen Sie mindestens zwei Absätzen Ihre neue Vorlage zu. Jetzt ändern Sie im ersten Absatz z. B. die Absatzeinstellungen (direkt im Absatz, nicht in der Vorlage). Wenn Sie nun mit der rechten Maustaste auf den Absatz klicken, auf Formatvorlage gehen und dort auf „ … aktualisieren, um der Auswahl anzupassen“ klicken, werden die Änderungen automatisch in die Vorlage übernommen. Das bedeutet, das sich alle Absätze, die mit der Vorlage formatiert sind, sich entsprechend anpassen.

Zeichenformatvorlagen

Mit Zeichenformatvorlagen steuern Sie das Layout einzelner Zeichenketten. Während Sie bei Absatzformatvorlagen einfach an einer beliebigen Stelle im Absatz auf die Vorlage klicken können, um sie zuzuordnen, können Sie nur markierten Text eine Zeichenformatvorlage zuordnen. Um eine solche Vorlage zu erstellen, gehen Sie vor wie bei einer Absatzformatvorlage. Wählen Sie bei „Formatvorlagentyp“ nur Zeichen statt Absatz.

Anwendung der Formatvorlagen

Verwenden Sie die Vorlagen konsequent von Anfang Ihrer Manuskripterstellung an. Ordnen Sie dabei jedem Teil Ihres Manuskriptes eine Vorlage zu, z. B.:

  • eine Vorlage für den normalen Fließtext,
  • eine Vorlage für die ersten Absätze nach Überschriften (weil die oft keinen Einzug erhalten),
  • Vorlagen für die Überschriften,
  • eine Vorlage für eingerückte Zitate,
  • eine Vorlage für Tabellen,
  • eine Vorlage für das Literaturverzeichnis,
  • eine Vorlage für die Fußnoten
  • etc.

Manche Vorlagen sind bereits vorhanden, so z. B. die Vorlage für den Fußnotentext, die können Sie einfach Ihren Bedürfnissen anpassen. Machen Sie sich auf jeden Fall vor der Erstellung Ihres Dokumentes mit den Formatvorlagen vertraut – Sie werden eine Menge Zeit einsparen, die sie sonst hinterher für aufwändiges Nachformatieren vergeuden würden.