Allgemeines zum Umgang mit Word

Lesen Sie in diesem Abschnitt allgemeine Hinweise zum Umgang mit Word, die Ihnen die Arbeit mit den Formatvorlagen bzw. der Dokumentvorlage für Dissertation, Diplomarbeit, Bachelorarbeit oder Masterarbeit erleichern sollen. Um die Formatvorlagen für wissenschaftliche optimal zu nutzen, sollten Sie ein gewisses Grundverständnis für Word als Textverarbeitung besitzen.

Voraussetzungen: Microsoft Word (ab 2000)
Inhalt: a) Ansicht und Steuerzeichen, b) Formatvorlagen und Shortcuts, d) Organisation der Dateien, e) geschützte Leerzeichen und Bindestriche, Tabulatoren etc., c) Umbrüche

a) Ansicht und Steuerzeichen

Ansichten

Word bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument anzuzeigen. Die Ansicht, in der Sie am häufigsten arbeiten werden, ist die Seitenlayoutansicht. Im Reiter „Ansicht“ können Sie auch die Ansicht vergrößern oder verkleinern, zwei Seiten nebeneinander stellen etc. Probieren Sie einfach aus, wie es für Sie am bequemsten ist.

Dokumentstruktur

Im Reiter „Einblenden/Ausblenden“ können Sie eine Seitenleiste einblenden, die die Dokumentstruktur darstellt. Mithilfe dieser Funtion können Sie sich rasch eine Übersicht über die Struktur Ihres Dokumentes verschaffen; per Klick springen Sie dann von einem Kapitel zum nächsten. Vorraussetzung dafür ist, dass Sie die Überschriften mit den entsprechenden Formatvorlagen formatiert haben. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt „Überschriften“.

Steuerzeichen

Die Steuerzeichen sind Absatzmarken und andere ausgeblendete Formatierungszeichen, die nicht gedruckt werden. Sie können sie anzeigen lassen, indem Sie STRG+SHIFT++ (das Pluszeichen) drüc­ken, oder indem Sie auf das Absatz-Zeichen (¶) im Reiter „Start“ klicken.

Die Steuerungszeichen sind wichtig, und oft lassen sich auftretende Probleme bei der Texterstellung lösen, nachdem Sie die Steuereungszeichen eingeblendet haben. Eine Liste der wichtigsten Steuerzeichen finden Sie im Anhang.

b) Formatvorlagen und Shortcuts

Eine praktische Einrichtung in Word 2007 ist die Schnellformatvorlagen-Leiste. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über eine der Vorlagen fahren, sehen Sie gleichzeitig eine Vorschau der Änderungen im Text. Sie können in jeder einzelnen Formatvorlage individuell festlegen, ob diese in der Schnellformatvorlagen-Leiste angezeigt wird.

Alle Formatvorlagen anzeigen

Wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Tab „Formatvorlage“ des Reiters „Start“ unten rechts klicken, öffnet sich die Liste der vorhandenen Formatvorlagen. Sie sollten Sie während Ihrer Arbeit immer angezeigt lassen.

Das garantiert schnellen Zugriff auf alle Formatvorlagen. Klicken Sie doch einmal unten rechts auf Optionen. Ein Fenster wird sich öffnen, in dem Sie auswählen können, welche Formatvorlagen angezeigt werden.

Bei „anzuzeigende Formatvorlage“ stellen Sie ein „Im aktuellen Dokument“. Sie sehen in der Liste dann alle Formatvorlagen, die im Dokument gespeichert sind. Sie können auch auswählen, wie die Liste sortiert werden soll.

Formatvorlagen erstellen

Eine neue Formatvorlage erstellen Sie, wenn Sie in der Formatvorlagen-Liste auf das Symbol links unten klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle wichtigen Einstellungen vornehmen können. Wählen Sie zuerst, ob Sie eine Absatzformatvorlage oder eine Zeichenformatvorlage erstellen wollen.

Es werden dabei alle vorhandenen Einstellungen der Formatvorlage, die bei „Formatvorlage basiert auf:“ eingestellt ist, übernommen. Stellen Sie bei „Formatvorlage für folgenden Absatz“ die Vorlage ein, die folgen soll, wenn Sie einen neuen Absatz startet (auf Überschriften z. B. kann eine Fließtext-Formatvorlage folgen). Im Fenster können Sie auch erste Einstellungen zu Schriftart, Schriftschnitt, Zeilenabstand etc. vornehmen.

Klicken Sie jetzt auf „Format“. Sie können hier genaue Einstellungen vornehmen: Einstellungen für den Absatz, Tabstopps, Nummerierungen und auch Tastenkombinationen.

Formatvorlagen ändern

Um eine bestehende Vorlage zu ändern, gibt es in Word 2007 eine einfache Möglichkeit. Wollen Sie eine Absatzformatvorlage ändern? Dann ändern Sie einfach direkt im Text den Absatz, indem Sie z. B. Einstellungen zum Absatz vornehmen, oder die Schriftart des Absatzes ändern. Dann klicken Sie mir der rechten Maustaste auf die entsprechende Vorlage. Wenn Sie nun auf „… aktualisieren, um der Auswahl anzupassen“ klicken, wird die ganze Vorlage entsprechend geändert – und mit ihr alle Absätze, die mit der Vorlage formatiert sind.

Shortcuts

Sie sollten sich von Anfang an vertraut mit den wichtigsten Shortcuts machen. Zum einen mit den Abürzungen für die Formatvorlagen, zum anderen mit allgemeinen Shortcuts für Word. Eine Liste der Shortcuts für die Formatvorlagen finden Sie im Anhang dieses Dokuments. Wichtig sind neben den Shortcuts für die gebräuchlisten Vorlagen auch allgemeine Abkürzungen, wie STRG+X um Text auszuschneiden oder STRG+V um Text wieder einzufügen.

Nützlich sind auch die Shortcuts für die Überschriften. ALT+1 für Überschrift 1, ALT+2 für Überschrift 2 usw.

d) Organisation der Dateien

Geteilte Dateien?

Zu Beginn Ihrer Arbeit sollten Sie sich die Frage stellen, ob Sie für jedes Kapitel eine neue Datei erstellen wollen, dazu eine Datei für die Titelei, eine für das Inhaltsverzeichnis etc., oder ob Sie Ihr gesamtes Manuskript in eine einzige Datei packen wollen.

Eine einzelne Datei hat den Vorteil, dass Sie ohne Umstände sofort das Inhaltsverzeichnis erstellen und immer wieder aktualisieren können, dass Sie ihr Manuskript übersichtlich vor sich haben und somit effizienter arbeiten können.
Einzelne Dateien sind eigentlich nur bei alten Rechnern mit wenig Arbeitsspeicher angebracht. Moderne Rechner sollten auch mit großen Dateien mit sehr viel Text problemlos klarkommen.

Bennennung der Dateien

Gewöhnen Sie sich eine einheitliche Benennung der Dateien an. Fügen Sie zum Beispiel immer an das Ende des Dateinamens die Versionsnummer an, falls Sie eine neue Datei speichern (das sollten Sie immer dann tun, wenn Sie etwas umfangreicher geändert haben). Beispiel: Diplomarbeit_01.doc, Diplomarbeit_02.doc. Mithilfe der Benennung der Dateien sollte es Ihnen immer möglich sein, rasch nachzuvollziehen, welches Dokument die aktuellste Version enthält; sie können, wenn Sie regelmäßig neue Versionen speichern, besser Ihre Änderungen nachvollziehen.

Sicherung der Dateien

Manchmal stürzt Word einfach ab, dann ist der eben geschriebene Text einfach weg oder im schlimmsten Fall das gesamte Dokument kaputt. Sichern Sie daher regelmäßig und verlassen sich nicht auf die Autospeichern-Funktion von Word. Mit der Tastenkombination STRG+S können Sie Ihr Dokument sofort speichern. Gewöhnen Sie sich auch an, das Dokument auf verschiedenen Datenträgern, z. B. zusätzlich auf einem USB-Stick, zu sichern.

e) geschützte Leerzeichen und Bindestriche, Tabulatoren etc.

Geschütztes Leerzeichen/Festabstand

Um ungewünschte Trennungen am Zeilenende, z. B. bei Abkürzungen, zu verhindern, gibt es das geschützte Leerzeichen. Sie fügen es mit STRG+SHIFT+SPACE ein. Angezeigt wird es, wenn Sie die Steuerzeichen einblenden – es erscheint dann in der Form eines Kreise (z.°B.). Das geschützte Leerzeichen agiert auch als Festabstand, der dafür sorgt, dass die Abstände im Blocksatz bei Abkürzungen, Datumsangaben etc. immer gleich bleiben.

Bindestriche

Damit Bindestriche bei Abkürzungen wie bei „Bindestrich und -mittel“ nicht allein am Zeilenende stehen, fügen Sie einen geschützten Bindestrich ein. Er wird erzeugt mit STRG+SHIFT+- (Bindestrich-Taste). Wenn Sie die Steuerzeichen einblenden, sehen Sie ihn in der Länge eines Gedankenstriches (Bindestrich und –mittel).
Eine Worttrennung am Zeilenende erzwingen Sie mit einem Trennstrich, der mit SHIFT+- erzeugt wird. Das sollten Sie vor allem bei Wortzusammensetzungen machen, die oft hässliche Lücken in den Blocksatz reißen. Mehr zur Silbentrennung erfahren Sie weiter unten.

Tabulatoren

Mit Tabulatoren kann man genau bestimmen, an welche Stelle der Cursor springen soll, sie ermöglichen bündige Ausrichtungen von Textblöcken; dazu muss man die TAB-Taste drücken.

Tabulatoren lassen sich über die Absatzeinstellungen bestimmen. Klicken Sie dazu im Reiter Start auf den Pfeil bei Absatz und dort auf „Tabstopps“. Sie können nun eine Tabstopp-Position in Zentimetern angeben, dessen Ausrichtung und evtl. Füllzeichen bestimmen. Beispiele für Tabulatoren sind die Abstände zwischen Überschrift und Seitenzahl im Inhaltsverzeichnes. Auch zwischen Kapitelnummer und Überschrift sollte immer ein Tabulator stehen.
Tabulatoren werden, wenn die Steuerzeichen eingeblendet sind, als kleine schwarze Pfeile dargestellt.

Tipp: Festabstand verringern.

Die Typografie kennt verschiedene Arten bzw. Längen von Abständen. Zwischen Abkürzungen, Datumsangaben etc. sollten dabei verringerte Abstände eingefügt werden. Sie können in Word zwar ein schmales Leerzeichen erzeugen, das wird allerdings nicht von allen Schriftarten unterstützt.

Mit einem kleinen Trick können Sie aber einen verringerten Festabstand erzeugen. Fügen Sie dazu an alle entsprechenden Stellen einen gewöhnlichen Festabstand mit STRG+SHIFT+SPACE ein. Jetzt öffnen Sie die Suchen-und-ersetzen-Funktion, indem Sie STRG+F drücken. Im Tab „Ersetzen“ geben Sie bei „Suchen nach“ ein „^s“ (damit wird nach geschützen Leerzeichen gesucht). Dann positionieren Sie den Cursor im Ersetzen-Feld. Klicken Sie unten auf „Format – Formatvorlage“ und suchen jetzt nach der Zeichenformatvorlage „schmales Leerzeichen“. Wenn Sie nun auf „Alle ersetzen“ klicken, werden die bisherigen Festabstände durch schmale Festabstände ersetzt.

c) Umbrüche

Word kennt verschiedene Arten von Umbrüchen. Der wichtigste ist der Seitenumbruch. Ein Seitenumbruch erzwingt, wie der Name schon sagt, den Beginn einer neuen Seite. Einen Seitenumbruch erzeugen Sie mit STRG+ENTER (auf dem Ziffernblock). Er wird angezeigt, wenn Sie die Steuerzeichen eingeblendet haben.

Einen Zeilenumbruch kennen Sie mit Sicherheit, er wird schlicht mit der Enter-Taste erzeugt und startet einen neuen Absatz. Sie können aber aber auch einen sog. weichen Zeilenumbruch erzeugen. Der erzwingt zwar eine neue Zeile, aber keinen neuen Absatz. Das kann z. B. nützlich für Überschriften sein, die zu lang sind. Nützlich ist er auch im Inhaltsverzeichnis, falls eine Überschrift zu weit nach rechts ragt. Sie erzeugen den weichen Zeilenumbruch mit SHIFT+ENTER.

Dann gibt es noch die Abschnittsumbrüche. Ein Abschnittsumbruch erzwingt einen neuen Abschnitt im Dokument. Ein Abschnitt ist nützlich, um z. B. verschiedene Kopfzeilen für verschiedene Teile des Manuskripts zu erstellen (die Titelei z. B. hat keine Kopfzeilen), oder um das Mansukript unterschiedlich zu nummerieren. Abschnitte sind auch dann nützlich, wenn Sie bei jedem neuen Kapitel die Fußnoten wieder bei 1 beginnen lassen wollen.